Закон про електронні трудові книжки: перспективи кадрової «п’ятирічки»

Закон про електронні трудові книжки: перспективи кадрової «п’ятирічки»

   Попри всі сподівання на те, що паперові трудові зникнуть назавжди, остаточно відмовитися від них депутатам не вистачило духу. Розкажемо, як тепер працювати з трудовими книжками, визначати основ­не місце роботи та рахувати страховий стаж.

У фокусі статті — Закон «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» від 05.02.2021 (проєкт № 3623; далі — Закон). Закон дає повноцінний старт переходу на електронні трудові книжки.

Облік трудової діяльності вестимемо не за паперовими трудовими, а за електронними. Електронна трудова — це набір відомостей у реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування (далі — Реєстр).

Чи відчуєте ви очікуване полегшення? Так, але не на 100%. Трудові книжки відскануєте і видасте працівникам під підпис, але на це законодавці відвели п’ять років. Ба більше, працівник матиме право принести трудову, щоб ви зробили запис про роботу, нагородження чи заохочення. Тож паперова трудова так і залишиться в кадровій практиці, хоча клопоту зі зберіганням та обліком поменшає.

Наразі Закон ще не діє — він набере чинності через три місяці після публікації в «Голосі України». У вас є час, щоб підготуватися до роботи за новими правилами. Дотримуйте рекомендацій із цієї статті — і все встигнете. Що нового і що зробити — далі.

Коли видаватимете трудові працівникам

Не поспішайте видавати трудові книжки. Їх доведеться відсканувати й передати скани на портал ПФУ. Робити це невідкладно Закон не зобов’язує. На те, щоб ПФУ вніс дані зі сканів у Реєстр, відвели п’ять років. До того ж ПФУ ще й досі не затвердив вимог до сканкопій та порядку передання.

Лише після того як ПФУ внесе до Реєстру інформацію зі всіх паперових трудових, зможете видати їх працівникам під підпис (п. 2 Розділу «Прикінцеві та перехідні положення» Закону). Працівники самі зберігатимуть трудові книжки, але, якщо забажають, зможуть приносити їх, щоб ви внесли записи про роботу. Ця інформація буде й в електронній трудовій, але вочевидь законотворці вважають, що люди почуватимуться впевненіше, якщо матимуть підтвердження трудової біографії в паперовій трудовій книжці. Вносити записи зобов’яже нова редакція статті 48 КЗпП.

Як працюватимете з паперовими трудовими

Розглянемо норми, які доведеться виконувати, не чекаючи п’ять років. Працівник, що працевлаштовується, надаватиме трудову книжку, якщо вона є. Якщо працівник не має трудової або не бажає її надавати, надасть відомості про трудову діяльність з Реєстру. Такі зміни Закон уносить до статті 24 КЗпП.

Відомості про трудову діяльність з Реєстру — це довідка «Дані про трудовий та страховий стаж». Її регламентовану форму містить Додаток 9 до Положення про реєстр застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування, затвердженого постановою правління ПФУ від 18.06.2014 № 10-1 (далі — Додаток 9).

Якщо у працівника не було трудової книжки, він може вимагати, щоб ви її оформили. На вимогу працівника роботодавець зобов’язаний і надалі оформляти трудові книжки вперше. Строк — щонайпізніше п’ять днів від дати прийняття на роботу.

За загальним правилом, трудові книжки зберігатимуть самі працівники.

Деякий час трудові книжки тих, хто працює, зберігатимете і видаватимете при звільненні, а трудові книжки нових працівників бачитимете лише при працевлаштуванні, та й то тільки у разі, якщо працівник волітиме її надати.

До трудових книжок, що зберігаються у працівників, за їхнім бажанням вноситимете записи про прийняття, переведення та звільнення, заохочення та нагороди за успіхи в роботі. Кадровик ОМС чи державного органу має внести на вимогу працівника записи про складення Присяги, присвоєння, зміну чи позбавлення рангу.

Чого в трудовій не буде? Не вноситимете записи про навчання, зокрема з питань цивільного захисту, про стажування. Інформацію про освіту в Реєстр надаватиме МОН. Роботодавець зможе отримати інформацію про освіту працівника з Реєстру.

Не буде й записів про позбавлення права обіймати певні посади чи займатися певною діяльністю. Цю інформацію роботодавець передаватиме до Реєстру, а ще, як і зараз, повідомлятиме уповноважений орган з питань пробації про те, що виконав судове рішення.

Кабмін має затвердити новий порядок ведення трудових книжок. Чекаємо.

Як визначатимете основне місце роботи

Основне місце роботи визначатимете за заявою працівника. Щоб змінити його, працівник повинен відкликати попередню заяву. З дати відкликання заяви місце роботи змінює статус на роботу за сумісництвом. Таку процедуру передбачають зміни до Закону «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 08.07.2010 № 2464-VI (далі — Закон про ЄСВ).

Щоб перевести працівника з основного місця роботи на сумісництво, роботодавець не повинен буде звільняти працівника і знову приймати його на роботу.

Як звільнятимете

Працівнику, що звільняється, видаватимете копію наказу про звільнення — за будь-якої підстави звільнення. Нині видаєте копію наказу, тільки якщо звільнення — з ініціативи роботодавця. Якщо трудову книжку зберігає працівник, він матиме право принести її і вимагати, щоб ви внесли запис про звільнення.

Як рахуватимете страховий стаж

Трудову діяльність працівника обліковуватимете в електронній формі в Реєстрі у порядку, що визначає Закон про ЄСВ. Так скеровує майбутня редакція статті 48 КЗпП. Аналогічна норма з’явиться і в Законах:

Норма про облік стажу за Реєстром — це приціл на майбутнє. Реально визначати стаж працівника за Реєстром зможете лише в тому разі, якщо ПФУ вніс до нього всю інформацію зі скану трудової.

Допоки вся інформація не з’явилася в Реєстрі, рахувати стаж доведеться, як і раніше, — частково за трудовою книжкою, частково за ОК-5, ОК-7 чи Додатком 9.

Як ПФУ призначатиме пенсію

ПФУ призначить чи перерахує пенсію за зверненням особи або автоматично — навіть якщо особа про це не просила.

Пенсію за віком призначать автоматично без звернення за умов:

  • застрахована особа досягла пенсійного віку і набула права на пенсію за віком на підставі відомостей, що є в Реєстрі;
  • до досягнення пенсійного віку особа не повідомила, що бажає одержувати пенсію з більш пізнього віку.

Якщо застрахована особа досягла пенсійного віку, але за даними Реєстру відсутній необхідний для пенсії страховий стаж, ПФУ поінформує особу про це. Особа зможе подати документи про те, що в неї є страховий стаж, не зафіксований у Реєстрі. Строк — три місяці з дня, коли особа досягла пенсійного віку. Якщо документів не буде, ПФУ вважатиме, що застрахована особа бажає оформити пенсію пізніше. Надалі ПФУ чекатиме заяву про призначення пенсії.

ПФУ вважатиме, що застрахована особа хоче оформити пенсію пізніше, якщо вона досягла пенсійного віку, має необхідний страховий стаж, але не повідомила ПФУ про обраний нею спосіб виплати пенсії. Повідомити можна й через особистий електронний кабінет на вебпорталі електронних послуг ПФУ.

Що зробити вже зараз

Проведіть аудит паперових трудових перед тим, як сканувати.

Навіть якщо передали сканкопію трудової до ПФУ, зберігайте у себе скан чи принаймні паперову копію. Знадобиться для розрахунку страхового стажу в «перехідний» період.

Опануйте нові норми, про які ми розповіли у цій статті. Ми обов’язково повернемося до теми паперових та електронних трудових, коли Кабмін затвердить новий порядок ведення трудових книжок, а ПФУ — довгоочікуваний порядок передання сканкопій.

Ольга Догадінапровідний експерт MCFR Кадри